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EDI & comptabilite

La comptabilité , fédératrice d'informations au service de la gestion interne de l'entreprise

On présente souvent la comptabilité comme un aboutissement des chaînes fonctionnelles d'informations de l'entreprise. Si, en vérité, elle l'est dans tous les cas, elle ne se résume pas à cela car elle remplit deux fonctions distinctes :

  • l'une consistant à enregistrer tous les événements de l'entité,
  • l'autre, qui est la résultante de la première, concernant la mise à disposition d'informations agrégées afin de permettre à toute une série de communications, d'une part, internes à l'entité (actionnaires, comité d'entreprise, etc.), et, d'autre part, externes à l'entité (information du public, autorités de régulation de la Bourse, banques, etc.).

A ce titre, la comptabilité, en situation dynamique et privilégiée de collecteur et de distributeur d'informations, permet à l'entité de répondre plus rapidement à la concurrence et s'adapter à la demande. En outre, l'entité, lieu naturel d'échanges par excellence, ne peut vivre durablement qu'en contrôlant ces échanges, c'est-à-dire les flux d'informations avec les fournisseurs, les clients, les prêteurs, les administrations et organismes sociaux. Dans ce but, la comptabilité doit maîtriser tous les éléments relatifs à son système d'information.

Une comptabilité EDI, pourquoi ?
Toutes les composantes de la comptabilité, écritures comptables, journal, grand livre, balance, états financiers, reporting, etc., sont destinées tôt ou tard à être échangées ou archivées :

  • avec d'autres entités dans le cadre d'un groupe (écritures de consolidation, de reporting, provisions, etc.),
  • avec des entités clientes ou fournisseurs (rapprochement de comptes),
  • avec des cabinets remplissant une mission de conseil ou de contrôle (experts-comptables, commissaires aux comptes, auditeurs, avocats conseils, consultants, etc.),
  • avec des administrations (brigade de vérification des comptabilités informatisées, police judiciaire, douane, contrôle des prix, etc.),
  • etc.

Dans ce but, quelques messages ont été créés et sont destinés à être incorporés dans les systèmes comptables informatiques :

  • dans le domaine EDIFACT : ENTREC pour les journaux comptables, LEDGER pour le grand-livre, BALANC pour la balance comptable, CHACCO pour le plan de comptes, INFENT pour les télédéclarations fiscales et comptables,
  • dans le domaine UN/CEFACT XML : Accounting Entry pour les écritures comptables, Reporting pour les télédéclarations fiscales et comptables et autres reportings, à la norme IAS/IFRS ou non.

Ces messages servent aussi de formats pour l'archivage électronique des informations comptables des entités afin de pérenniser lesdites informations, indépendamment des systèmes comptables informatiques qui les ont produites. Elles peuvent donc faire l'objet d'un export vers des centres d'archivage internes (service central d'archivage pour des entités) ou externalisés (entités proposant des services de téléarchivage, etc.).

Une comptabilité EDI, comment ?
Sur un plan organisationnel, la comptabilité met en œuvre un ensemble de règles et de procédures permettant d'obtenir les résultats de l'entité. Pour cela, elle applique une technique qui peut être considérée comme universelle quel que soit le pays. Celle-ci est représentée ci-dessous :

Processus d'enchaînement des documents comptables
Equivalence avec les messages EDIFACT et UN/CEFACT XML

Les normes et recommandations EDI
La comptabilité EDI s'appuie sur la norme internationale EDIFACT (ISO 9735) et/ou les recommandations UN/CEFACT XML qui définissent les règles de leur application. Ces normes et recommandations sont déjà utilisées par les informaticiens et les services commerciaux et de production des entités dans le but de faciliter les relations directes entre partenaires économiques d'entités différentes.
L'utilisation de ces langages qui ne sont donc pas limités au seul domaine comptable, ni au domaine informatique, ne dépend pas des règles suivies par les sociétés de services ce qui rend plus facile le dialogue entre les utilisateurs (et leurs exigences) et les programmeurs (et leurs contraintes).


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