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Le jeton comptable

Pour quoi faire?
Le jeton comptable, est le reflet de l'ancien papillon papier collé sur les factures ; il est un composant optionnel qui s'attache, se joint à chaque montant figurant dans un message UN/CEFACT XML, pour peu que ce message influence la situation économique ou juridique de l'entreprise. Il attribue à chaque montant les destinations comptables, analytiques, budgétaires et financières. Il permet ainsi d’alimenter sans resaisie, sans intervention humaine donc, la comptabilité, instrument fonctionnel obligatoire dans tous les pays, quel que soit le secteur d'activité. Par ce moyen, la comptabilité peut donc satisfaire, dans le respect de la règle de prudence, aux obligations de régularité et de sincérité.
En permettant de recueillir l'information au plus près de sa source, voire au moment de sa création, le jeton comptable remplit un rôle de collecteur pour remplir les obligations précitées.
Support de données, le jeton comptable n'a aucun des inconvénients de ses équivalents "papier" ; il apporte au contraire des avantages et engendre des économies substantielles notamment en matière de :

» Exactitude : la fiabilité des données provenant directement des messages UN/CEFACT XML est supérieure à celle des données saisies manuellement ; cette fiabilité accrue étaye une piste d’audit parfaite.
» Vitesse : les données télétransmises et canalisées par les applications informatiques sans intervention extérieure sont traitées plus rapidement et plus sûrement que par toute autre voie.
» Économies : économies directes sur le coût du courrier, de la copie, du dépouillement, du classement, de la distribution, de la saisie des données et du contrôle de validité.
» Avantages réels : ces avantages se traduisent par la diminution des temps de traitement et de restitution des informations.
» Intégrité : la suppression de traitements intermédiaires permet de s'assurer que toutes les transactions ont fait l'objet d'un enregistrement en comptabilité.
» Services Web : l'ouverture de la voie vers une comptabilité décentralisée en parfaite synchronisation avec l’événement ; les services Web y ajoutent l’aspect inégalable d’ubiquité, c'est-à-dire de disponibilité simultanée aux quatre coins de la planète pour tout acteur autorisé.

Voilà quelques-unes des autres raisons justifiant l'utilisation du jeton comptable.

Tous ces atouts permettent le traitement accéléré et contrôlé de la comptabilité ainsi qu’une communication plus rapide et plus fiable du reporting comptable et financier des entreprises avec une fiabilité accrue. C'est aujourd'hui un enjeu essentiel pour les entreprises.

Où le faire ?

Le jeton comptable est amené à influencer nombre de messages UN/CEFACT XML. Pour ce faire, tout projet soumis à l’approbation de l'UN/CEFACT fait l’objet d’une étude aussi complète que possible, portant notamment sur la découverte du périmètre commun à plusieurs domaines, en particulier avec les domaines Accounting & Auditing.

Pour ce qui relève de ce dernier domaine, il s’agit de déterminer en quoi un message ou un document influence la comptabilité et/ou le reporting. En quelque sorte, il convient de relever les messages qui doivent être complétés d'informations comptables, c'est-à-dire ceux qui touchent directement ou indirectement le patrimoine de l'entreprise. Ceux-là devront donc être porteurs du jeton comptable.

Ce critère, simple en apparence, demande à être apprécié dans son contexte d'affaires.
Enfin, il convient de remarquer que s’il est recommandé d’inclure le jeton comptable dans un document, son utilisation par l’une ou l’autre des parties reste bien entendu totalement facultative. S’il n'y aura jamais obligation, on pèsera judicieusement le bénéfice potentiel d’une meilleure intégration de la comptabilité au sein même de l’événement économique. C'est la base même de toute saine organisation et de toute recherche d'optimisation des coûts structurels des entreprises.

Le jeton comptable a été repris par le secteur du commerce et de la distribution, du bâtiment et des travaux publics dans le cadre des marchés d'Etat.


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